Zarówno lekarz jak i lekarz dentysta w wykonywaniu swojej pracy i świadczeniu usług medycznych korzystają z pomocy personelu medycznego, w tym z pomocy rejestratorki medycznej. Najczęściej stanowisko to obejmuje recepcjonistka, której obowiązki są tożsame z obowiązkami rejestratorki medycznej, jednakże stanowisko recepcjonistki nie oddaje specyfiki branży medycznej. Rejestratorka medyczna może świadczyć pracę zarówno na podstawie indywidualnego stosunku pracy, jak i na podstawie umów cywilnoprawnych np. umowy zlecenia.

Pracodawca formułując umowę z rejestratorką medyczną powinien mieć na uwadze charakterystyczne cechy stosunku pracy, jakie odróżniają go od tzw. umów cywilnoprawnych. Jego podstawowe cechy to: pracownicze podporządkowanie, osobisty charakter wykonywania pracy, szczególny rozkład ryzyka pomiędzy stronami, odpłatność i trwałość stosunku pracy. Pracownicze podporządkowanie oznacza, iż pracodawca może wydawać pracownikowi jako podwładnemu wiążące polecenia w zakresie wykonywania powierzonych mu zadań. Oznacza to, iż pracodawca może w rzeczywistości wskazać sposób i metodę wykonania zadania, określić czas i miejsce jego wykonania oraz wskazać jakie zasady obowiązują w danej jednostce medycznej poprzez wprowadzenie regulaminu pracy.

Zgodnie z art. 93 ust. 1 i 2 ustawy o działalności leczniczej: Czas pracy pracowników zatrudnionych w podmiocie leczniczym, z zastrzeżeniem art. 94 ust. 1, w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie może przekraczać 7 godzin 35 minut na dobę i przeciętnie 37 godzin 55 minut na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Natomiast czas pracy pracowników technicznych, obsługi i gospodarczych, w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Wskazane powyżej uregulowanie dotyczy wyłącznie pracowników zatrudnionych w podmiocie leczniczym w rozumieniu art. 4 ustawy o działalności leczniczej, a więc m.in. przedsiębiorców lub samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Należy więc zgodzić się z poglądem, że ograniczenie czasu pracy do 7 godzin i 35 minut na dobę nie dotyczy rejestratorek medycznych zatrudnionych w prywatnych gabinetach lekarskich.

Kwalifikacje zawodowe rejestratorki medycznej są uregulowane m.in. w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie kwalifikacji wymaganych od pracowników na poszczególnych rodzajach stanowisk pracy w podmiotach leczniczych niebędących przedsiębiorcami z dnia 20 lipca 2011 r. Zastanawiając się jak prawidłowo określić kompetencje zawodowe rejestratorki medycznej w umowie o pracę – przydatny okazać może się także Krajowy Standard Kompetencji Zawodowych opracowany w ramach projektu pn. „Rozwijanie zbioru krajowych standardów kompetencji zawodowych wymaganych przez pracodawców”. Rejestratorka medyczna została zaliczona do pracy biurowej jednocześnie powiązanej z podgrupą recepcjonistów. Podstawowym zadaniem rejestratorki medycznej jest obsługa pacjentów danej placówki medycznej. Ponadto do codziennych zadań rejestratorki należą: umawianie terminów wizyt, przyjmowanie zgłoszeń pacjentów, kierowanie chorych do właściwych pracowników i placówek służby zdrowia, prowadzenie dokumentacji medycznej – jej zbieranie, przechowywanie, segregowanie oraz archiwizacja. Co więcej, rejestratorka medyczna powinna przestawiać pacjentowi pełną ofertę świadczeń medycznych oferowanych przez placówkę medyczną z uwzględnieniem ich ceny. W prywatnych gabinetach rejestratorka medyczna zajmuje się także wstawianiem faktur, rachunków oraz przyjmowaniem płatności.

Podsumowując, zgodnie z treścią wskazanych powyżej Krajowych Standardów Kompetencji Zawodowych do zadań rejestratorek medycznych (422603) należą:

• przyjmowanie zgłoszeń pacjentów i ustalanie terminów świadczenia usług w placówce medycznej oraz tworzenie terminarza wizyt domowych;

• przyjmowanie materiałów do badań, opisywanie ich i kierowanie do właściwych laboratoriów oraz wydawanie wyników badań;

• prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji zdrowotnej pacjentów w różnych układach klasyfikacyjnych;

• prowadzenie rozliczeń i kalkulacji finansowych wykonanych usług, wystawianie faktur i zaświadczeń;

• sporządzanie okresowych sprawozdań statystycznych i finansowych;

• przekazywanie informacji o usługach zdrowotnych oraz warunkach formalnych i finansowych ich świadczenia w danej placówce służby zdrowia, a także w innych placówkach specjalistycznych;

• kierowanie pacjentów i przekazywanie ich dokumentów zdrowotnych do właściwych laboratoriów i gabinetów specjalistycznych;

• współpracowanie z personelem medycznym w zakresie przepływu informacji i udostępniania dokumentacji w celu sprawnej obsługi pacjentów;

• prowadzenie listy obecności i ewidencji czasu pracy personelu medycznego placówki;

• organizowanie stanowiska pracy zgodnie z zasadami BHP, ochrony ppoż., ergonomii i ochrony środowiska.

W zawodzie rejestratorki medycznej wskazane jest wykształcenie średnie ogólnokształcące lub techniczne o kierunku ekonomicznym. Zawód rejestratorki medycznej można uzyskać również zdając egzamin potwierdzający kwalifikacje zawodowe po ukończeniu szkoły policealnej. Kandydat do pracy w zawodzie rejestratorki medycznej powinien znać język obcy zawodowy na poziomie podstawowym oraz obsługiwać komputer i programy specjalistyczne używane w branży medycznej. Wskazana jest także znajomość języka migowego na poziomie podstawowym. Ukończenie przez rejestratorkę medyczną wyższych studiów stwarza możliwość objęcia stanowiska kierownika rejestracji i doskonalenia się w pracy w zakresach zarządzania zespołem ludzkim oraz kierowania pracą placówki medycznej.

Mając na uwadze, że wskazane powyżej obowiązki zostały skatalogowane w Krajowym Standardzie Kompetencji Zawodowych – pracodawca nie ma obowiązku wpisywania ich w treść umowy o pracę. Jednakże mając na uwadze pozostałe obowiązki rejestratorek nazywane najczęściej administracyjnymi, które najczęściej wynikają ze specyfiki pracy w określonym gabinecie należy je szczegółowo uwzględnić w treści umowy dla uniknięcia sytuacji, w której pracownik nie będzie chciał wykonać dodatkowego obowiązku uważając, że nie wynika on z zawartej przez niego umowy o pracę. Warto w tym zakresie skorzystać z pomocy profesjonalistów.

Adwokaci Kancelarii świadczą pomoc prawną w zakresie konstruowania umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych z personelem medycznym, w tym z rejestratorkami medycznymi.